Может, проще будет хоть файлы конфигурации от них хранить?
На каждый проект заводится своя папочка, куда складываются все документы: мануалы итд, потом ТЗ, потом все файлы (проекты, настройки), потом Инструкции по эксплуатации.
Отдельно главный инженер на новую единицу оборудования заводит бумажную папку с бумажной документацией. Если программа позволяет, делаю распечатку программы или настроек (к сожалению не все программы позволяют сохранить проект в бумажном виде).